Vroeger bestonden online meetings niet. Iedereen was constant te vinden op kantoor, rennend van meeting naar meeting. De vervelendste: zinloze en niet-effectieve meetings.

Hoe houd je online meetings productief?

In deze maatschappij werkt bijna iedereen wel eens thuis. Tijdens het Coronavirus in extreme mate. Tijd om eens goed te kijken naar de productiviteit van online meetings. Deze crisis leidt ongetwijfeld tot langdurige effecten met betrekking tot samenwerking. Hieronder beschrijven we verschillende punten om een online meeting productief te houden.

  • Noodzakelijkheid

  • Organisatie

  • Flexibiliteit

Dus hoe houd je online meetings productief?

Noodzakelijkheid

Voordat je een meeting plant moet je denken over de belangrijke punten voor de meeting en of het wel de moeite waard is om (weer) een online meeting te organiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: kan deze meeting niet vervangen worden door een e-mail? Kunnen we van de dagelijkse meeting een wekelijkse meeting maken? Vinden mijn collega’s het noodzakelijk om weer een meeting te houden? Hebben mijn collega’s een idee over een alternatief voor een meeting?

Organisatie

Voor een online meeting is een duidelijke organisatie met goede afspraken essentieel. Zorg ervoor dat je een teamleider hebt en laat de rest binnen de meeting weten wie dat is. De leider moet ervoor zorgen dat de doelen van de online meeting duidelijk zijn en deze op het begin van de online meeting duidelijk gecommuniceerd worden. Daarnaast moet hij de agenda hebben en deze uitleggen aan de anderen. Ook moet hij een notulist aanwijzen zodat de belangrijke gesprekspunten op papier staan. Als laatste moet een leider ervoor zorgen dat iedereen zijn rol weet en moet hij de orde behouden in de online meeting.

Tijdens online meetings is het moeilijker om de orde te bewaren in vergelijking met een meeting op kantoor. Iedereen kent wel meetings waarin een paar collega’s alleen maar praten en waar de rest er niet tussen komt. Het ‘eerste vijf’ principe kan hierin een belangrijke rol spelen. Hierin worden de eerste vijf minuten van de online meeting gebruikt om iedereen wat te laten vertellen over hoe hij of zij zichzelf voelt.

Flexibiliteit

De nieuwe manier van werken zorgt voor een toename in stress en verantwoordelijkheden. Om hier goed mee om te gaan kan het nuttig zijn om de volgende punten te gebruiken: stel vaste meetingstijden vast, zodat iedereen weet wanneer je in een meeting zit. Ook is het handig om de mogelijkheid te bieden om collega’s enkel met geluid in te laten bellen, zodat de drempel lager wordt. Vervolgens moeten collega’s de meeting kunnen vertalen wanneer ze binnen de meeting niet meer nodig zijn.